Es importante comprender los procesos organizativos para entender dónde se encuentra la posición de los asistentes administrativos en la moderna gerencia y administración de departamentos u oficinas.  Basado en el libro sobre el tema del autor Zane Quible (2005), comparto las siguientes preguntas y respuestas:

1. ¿Cuáles piensas serían algunosbeneficios que resultan de la adecuada atención a la función organizadora?
2. ¿Porqué los objetivos deben estar definidos claramente?
3. ¿Qué determina los factores apropiados de un intérvalo de control “span of control”?
4. ¿Porqué un empleado es responsable ante un supervisor y no varios?
5. ¿Porqué la estructura de la línea no es factible?
6. ¿Qué significan la centralización y descentralización de las actividades?
7. ¿Qué es una organización informal?
8. ¿Cuáles son las guías que ayudan a preparar un organigrama?

Te contesto:

1. Los siguientes beneficios resultan de la adecuada atención a la función organizadora:
   • Los recursos de la organización son utilizados eficientemente.
   • Las áreas funcionales de la organización reciben la debida consideración.
   • Los empleados entienden mejor sus deberes y responsabilidades.
   • Los empleados tienen un nivel de moral satisfactorio.

• A menos que los objetivos estén claramente definidos, determinar los cursos de acción apropiados es difícil. Además, los objetivos que están claramente definidos permiten a una organización utilizar sus recursos de manera más eficiente. Cuando los objetivos están claramente definidos, es mucho más fácil determinar cuándo se han logrado.

 

2. Los siguientes son factores que determinan un intérvalo de control apropiado:
   • La naturaleza del trabajo que se realiza.
   • La capacidad de los supervisores y subordinados.
   • El nivel de formación de los subordinados.
   • La naturaleza de los deberes y responsabilidades del supervisor.
   • El nivel jerárquico del supervisor.
   • El estilo de liderazgo del supervisor.

 

3. Cuando un empleado es responsable ante más de un supervisor, pueden surgir las siguientes circunstancias indeseables:
   • el empleado puede tener que tomar órdenes conflictivas de varias personas,
   • y el empleado puede tener varias solicitudes simultáneas de sus supervisores.

 

4. La estructura de línea no es factible en las grandes empresas debido a su complejidad organizativa. A medida que la organización crece en tamaño, los gerentes necesitan personal de apoyo, lo que cambia la estructura a línea y al personal.

 

5. Mientras que la estructura de línea (line) solo tiene empleados de tipo de línea, la estructura de línea y de personal (Line and Staff) tiene empleados de línea y de personal. La estructura de la línea se ocupa de las actividades directamente relacionadas con el logro de los objetivos principales de la organización, mientras que el personal en línea y la estructura del personal apoyan la línea. La estructura de línea es apropiada para organizaciones nuevas o pequeñas, mientras que la línea y el personal son necesarios en organizaciones más grandes. La estructura de la línea da como resultado una toma de decisiones bastante rápida, mientras que el proceso de toma de decisiones en la estructura de la línea y del personal tiende a ser algo más lento.

 

6. Los conceptos básicos involucrados en la estructura funcional son los siguientes: el administrador de las áreas funcionales tiene autoridad de línea sobre los subordinados en el área funcional, pero tiene autoridad funcional sobre las actividades en otras áreas funcionales que pertenecen a su área. El gerente, por lo tanto, tiene el derecho de emitir órdenes y tomar medidas disciplinarias contra las personas por las cuales exista la autoridad de línea, mientras que la autoridad funcional le otorga a un gerente el derecho de emitir órdenes y hacer sugerencias para, pero no tomar medidas disciplinarias contra las personas. Sobre quien solo existe la autoridad funcional.

* algo funcional ofrece facilidad, comodidad y utilidad al empleo

 

7. La centralización significa que las actividades similares que se encuentran en toda la organización están bajo la jurisdicción de un individuo, aunque las actividades pueden o no realizarse en una ubicación central. Con la descentralización, los individuos ubicados en toda la organización tienen jurisdicción sobre varias actividades.

1. Para nuestro propósito hablamos de la toma de decisión de un individuo
2. Por otro lado, en la Administración de Documentos y Gestión Informática, el término se refiere a un solo lugar

 

8. La organización informal se refiere a la interacción entre los empleados cuando realizan sus actividades diarias. La organización informal no puede representarse en un organigrama porque es inconstante y, por lo tanto, es extremadamente variable.

 

9. Las siguientes pautas son útiles para preparar los organigramas: los individuos con una importancia jerárquica similar deben ubicarse en el mismo nivel horizontal; La autoridad vertical y horizontal se identifican mediante líneas continuas; La autoridad funcional se ilustra con líneas de puntos; los títulos de trabajo deben estar completos en su descripción en la tabla; el nombre de la organización y la fecha en que se preparó la tabla deben aparecer en la tabla.

 

Referencia:

Quible, Z (2005). Administrative Office Management: An Introduction. Pearson Prentice Hall.