A diferencia de lo que puedas pensar, la carrera para el asistente administrativo es una de gran demanda.  Ésta cada vez más ofrece mayores retos y oportunidades.  A continuación comparto contigo algunas preguntas y respuestas basadas en el libro de texto de Zane Quible (2005) sobre los procesos gerenciales en la oficina. moderna.

 

La siguientes son algunas abreviaturas utilizadas aquí:

• Asistente Administrativo  Gerencial (AAG)
• Administratición de oficina (AdO)
• Calidad Total “Total Quality Management” (TQM)

Te pregunto:

1. ¿Existe un nuevo impulso en la administración de oficinas? Si en la afirmativa, ¿Qué significa?
2. ¿Qué factor primario es responsable por el aumento en las oportunidades de la carrera administrativa en las oficinas (AdO o AAG)?
3. ¿Qué clase de retos confrontará el Asistente Administrativo Gerencial (AAG) en el futuro?
4. ¿Cuáles calificaciones educativas necesita el AAG?
5. ¿Qué oportunidades están disponibles para ayudar a un AAG en el desarrollo de su carrera?
6. Durante el movimiento Científico qué técnica o proceso fue usado para aumentar la eficiencia en el uso de máquinas?
7. En que forma el movimiento Científico difiere del movimiento administrativo?
8. ¿Cuál es la creencia primaria sobre el enfoque de sistemas “System approach” en la gerencia?
9. ¿Cuáles elementos organizacionales enfatiza TQM?
10. ¿Cuáles son algunos elementos básicos de la Teoría Z?

Te contesto:

Si. El asistente administrativo tiene nuevas tareas y competencias que lograr en el área laboral.  El nuevo impulso en la administración de oficinas administrativas es su participación en la creación, el procesamiento, el almacenamiento y la recuperación de información organizativa. Este nuevo impulso se conoce oficialmente como gestión de la información.

 

El rápido crecimiento de la información en las organizaciones es principalmente responsable de aumentar el número de oportunidades de carrera en la gestión de oficinas administrativas.

 

Los siguientes son los desafíos que probablemente afectarán a los gerentes de las oficinas administrativas en el futuro:

• servir como agente de cambio;
• ayudar a los empleados a superar su resistencia al cambio;
• poder hacer frente al cambio;
• mantenerse al tanto de las nuevas tecnologías;
• trabajar dentro de las restricciones impuestas por las regulaciones del gobierno;
• aumentar la productividad de los empleados;
• descubrir que algunos de los sistemas de oficina recientemente implementados no están funcionando a la expectativa;
• y trabajar con una fuerza laboral multicultural y diversa.

 

Las siguientes calificaciones educativas son apropiadas para el gerente de la oficina administrativa:

una comprensión profunda de las diversas funciones comerciales;

una sólida formación en áreas funcionales como contabilidad, marketing, gestión de ventas, gestión de personal, etc .;

un conocimiento del análisis de sistemas;

y un conocimiento de

1. la simplificación del trabajo,
2. la medición del trabajo,
3. los estándares del trabajo,
4. la gestión de registros,
5. el diseño de formularios,
6. la automatización de la oficina,
7. la productividad de la oficina,
8. el procesamiento electrónico de datos,
9. el análisis del trabajo,
10. la evaluación del trabajo,
11. el diseño de la oficina, el equipo de oficina,
12. el control de costos,
13. la evaluación del desempeño
14. y la selección de empleados

 

Un gerente de oficina administrativa (GoA) puede volverse más profesional al ser un miembro activo de varias organizaciones profesionales, convertirse en un Gerente Administrativo Certificado, un programa patrocinado por la Fundación de la Sociedad de Administración Administrativa, asistir a convenciones y conferencias, y leer la literatura pertinente.

Se utilizó el estudio de tiempo y movimiento para aumentar la eficiencia de los trabajadores en el uso de máquinas.

Mientras que la gestión científica se concentraba en ciertas funciones aisladas, como la producción, el movimiento administrativo se centraba en la empresa en su conjunto o en la entidad total (TQM) .

El estudio Hawthorne concluyó que el elemento humano tuvo un mayor impacto en la determinación de la producción y la reacción al cambio que el factor técnico.

Mientras que el análisis de sistemas depende en gran medida del juicio y la premonición, el enfoque de las operaciones depende en gran medida de los métodos cuantitativos. Mientras que el análisis de sistemas es más subjetivo, el enfoque de las operaciones es más objetivo.

TQM pone énfasis en lo siguiente: trabajo en equipo, empoderamiento de los empleados y reconocimiento y aceptación en toda la organización de la necesidad crítica de que la organización sirva a sus clientes.

Los siguientes son algunos de los conceptos básicos de Theory-Z: los empleados tienen un empleo de por vida, los empleados son contratados para talentos específicos, la toma de decisiones utiliza el consenso, la gerencia y los empleados confían en los demás, y los gerentes están preocupados por el bienestar de los empleados.

Referencia utilizada:

Quible, Z (2005). Administrative Office Management: An Introduction. Pearson Prentice Hall.