La comunicación del asistente administrativo de ayer y hoy siempre es  importante. En el proceso de comunicación te pregunto:

1. ¿Cuáles son los elementos importantes en el proceso de comunicación?
2. ¿Identifica algunas diferencias entre la comunicación haciar arriba“upward”, hacia abajo “downward” y horizontal?
3. ¿Porqué algunos individuos se unen a grupos pequeños?
4. ¿De qué manera el lenguaje no verbal impacta el proceso de comunicación?
5. Identifica algunas sugerencias que ayudan en la destreza de escuchar.
6. ¿Cuáles son los elementos en el proceso de escuchar?
7. ¿Cuáles son los pasos en el proceso de toma de decisiones?
8. ¿Qué factores debería considerar un gerente antes de que él o ella escoja una estrategia apropiada para la resolución de conflictos?

Te respondo:

1- El proceso de comunicación se compone de los siguientes elementos:

Remitente: crea un pensamiento que desea comunicarse con el receptor o selecciona un poco de información para transmitir. El remitente codifica el mensaje antes de que se pueda transmitir.

Mensaje: este es el elemento que el remitente usa para expresarse; Se puede comunicar en varios formatos, incluidas palabras escritas, habladas, expresiones faciales, etc.

Canal: este es el medio utilizado para transmitir el mensaje.

Receptor:  la persona a quien se dirige el mensaje. Al recibir el mensaje, el receptor decodifica el mensaje, un proceso que le da sentido al mensaje.

Retroalimentación: elemento que permite al remitente determinar qué parte del mensaje se recibió realmente y con qué precisión lo interpretó el receptor.

Ruido: una distracción o interrupción en el proceso de comunicación.

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La comunicación descendente se utiliza para mantener a los empleados informados, para darles información relacionada con el trabajo y para darles retroalimentación sobre el desempeño del trabajo. Incluye canales tales como órganos de la casa, tableros de anuncios, conferencias, entrevistas, vides, etc.

Los empleados utilizan la comunicación ascendente para expresar sus sentimientos, ideas, aspiraciones y actitudes hacia los supervisores y gerentes. Incluye información sobre problemas relacionados con el trabajo y el trabajo, políticas y procedimientos, y comentarios. Incluye canales tales como sistemas de sugerencias, procedimientos de quejas, conversaciones cara a cara, informes escritos y orales y cuestionarios.

La comunicación horizontal ayuda a los empleados a satisfacer ciertas necesidades de socialización, ayuda a los individuos a coordinar ciertas actividades y les permite comprender mejor las responsabilidades de los departamentos. Incluye conversaciones cara a cara y reuniones de grupos pequeños.

Los individuos se unen a los grupos por las siguientes razones: se les exige en función de su posición, por razones de seguridad, por la fuerza del poder que puede proporcionar un grupo pequeño, para tener una vía fácilmente disponible desde la cual se pueda obtener asesoramiento, y para el Los grupos de apoyo moral pueden proporcionar a sus miembros.

Las señales no verbales pueden impactar al confirmar, reemplazar, contradecir o enfatizar el mensaje hablado.

El paralanguage se refiere a la manera en que los individuos se expresan.

Proxemics se refiere a la forma en que los individuos estructuran su espacio.

Las siguientes sugerencias son útiles para mejorar las habilidades de escucha:

• Concéntrate en lo que dice el remitente.
•  Evite hacer garabatos o jugar con objetos u objetos.
• Acepta remitentes por quienes son.
• Evite «desconectar» a los remitentes cuya conversación puede no ser interesante.
• Aprende a escuchar el componente no verbal de un mensaje.
• Mantenga su velocidad de escucha consistente con la velocidad de conversación del remitente.
• Busca aclaraciones de los mensajes que no entiendes.

Aprenda a escuchar de manera más objetiva al no permitir que los prejuicios se infiltren en el proceso.

Evite “escuchar entre líneas”.

Los elementos del proceso de escucha incluyen elementos internos, elementos contextuales y elementos de relación.

Los siguientes pasos se encuentran en el proceso de toma de decisiones:

• Definir y limitar el problema (o situación).
• Analizar el problema (o situación).
• Definir los criterios que se utilizarán en la evaluación de varias soluciones.
• Identificar y evaluar posibles soluciones.
• Seleccione la mejor solución.
• Implementar la solución.

 

Se deben considerar los siguientes factores antes de decidir sobre una estrategia para resolver conflictos:

• Antecedentes de la situación de conflicto.
• Antecedentes de los involucrados en el conflicto.
• Relación entre partes en conflicto.
• Beneficios que se derivan de la resolución de conflictos.

Referecias utilizadas:

Quible, Z (2005). Administrative Office Management: An Introduction. Pearson Prentice Hall.